外贸知识
外贸报价单怎么做？Quotation 字段、格式和客户确认要点
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讲清外贸报价单应包含哪些字段、常见错误、报价有效期和贸易条款，并说明如何生成 PDF。
外贸报价单 Quotation 的目标不是做得花哨，而是让客户快速确认产品、数量、价格、币种、贸易条款和付款方式。一份不清楚的报价单会增加来回沟通成本，甚至让客户误解价格范围。本文从实际业务角度说明外贸报价单怎么做。
报价单应该包含哪些字段
基础报价单通常包含卖方信息、买方信息、报价编号、日期、产品描述、型号、数量、单位、单价、金额、币种、贸易条款、付款方式、有效期、交期、备注等。并不是每个字段都必须展示，但价格相关信息不能缺。
| 字段 | 英文写法 | 为什么重要 |
|---|---|---|
| 产品描述 | Description | 客户确认具体产品 |
| 数量 | Quantity | 影响总价和 MOQ |
| 单价 | Unit Price | 核心价格信息 |
| 币种 | Currency | 避免 USD/RMB 混淆 |
| 贸易条款 | Trade Term | 明确费用范围 |
| 有效期 | Validity | 避免长期价格争议 |
计算和填写案例
客户询价 1000pcs A 产品，单价 USD 2.35；500pcs B 产品，单价 USD 1.80。总金额 = 1000 × 2.35 + 500 × 1.80 = USD 3250。报价单里还应写清 FOB Shenzhen、付款方式和有效期，例如 15 days。
报价单如何提升客户确认效率
客户收到报价后，通常会把它转给采购、老板或财务确认，所以文件要让非业务人员也能看懂。产品描述不要只写内部型号，最好加上客户询盘里的名称；价格要写清币种和单位；贸易条款要写到具体港口或地点；有效期要明确。对于需要多轮议价的客户，可以保留报价编号和日期，避免后续双方引用不同版本。报价单越清晰，客户越容易直接回复确认或提出具体问题。
常见错误
- 只写单价，不写币种。
- 贸易条款填了但文件里没显示。
- 报价有效期漏写。
- 卖方信息不完整，客户无法归档。
- 产品型号、数量和客户询盘不一致。
报价单和发票、装箱单的区别
报价单用于报价和客户确认；Commercial Invoice 更偏交易金额和出货资料；Packing List 更偏包装明细。报价阶段可以用 外贸报价单生成器，出货阶段再配合 Commercial Invoice 工具 和 Packing List 工具。
工具推荐
如果你只是想快速生成一份可发客户的 PDF，可以打开 Qmeetz 外贸报价单生成器，填写客户、产品、数量、单价、币种和贸易条款，然后导出 PDF。